Zo digitaliseer je het ondertekenproces binnen jouw accountantskantoor
In het kort
- Documenten ondertekenen op papier kost tijd door printen, scannen en handmatig opslaan.
- Een AES is net zo rechtsgeldig als een handtekening op papier, en beter te bewijzen.
- Je digitaliseert het ondertekenproces in vijf stappen, van het niveau van de handtekening kiezen tot testen en uitrollen.
- Begin bij je meest verstuurde documenten, zoals jaarrekeningen, opdrachtbevestigingen en belastingaangiften.
- Legalsign is gebouwd voor accountants- en administratiekantoren en is 14 dagen gratis te proberen.
Wat kost een papieren ondertekenproces jouw accountantskantoor?
Een papieren ondertekenproces kost je meer dan alleen printkosten. Je stelt een jaarrekening of opdrachtbevestiging op, print het, stuurt het naar de klant, wacht tot het getekend terugkomt, scant het in en zoekt het juiste klantdossier op om het daar handmatig aan toe te voegen. Gaat er iets mis, dan begin je een deel van dat proces opnieuw.
Twee problemen komen daarbij telkens terug. Het eerste is de doorlooptijd: klanten sturen getekende documenten regelmatig pas na dagen of weken terug, zonder dat jij weet waar het stuk op dat moment is.
Het tweede is inzicht: zonder digitaal systeem zie je niet in één overzicht wie al getekend heeft en wie nog niet, wat bij honderden klanten en meerdere piekperiodes per jaar al snel een groot probleem wordt. Een ondertekentool, zoals die van Legalsign, is gebouwd om precies dit probleem op te lossen.
De overstap naar een modern ondertekenproces zet je natuurlijk niet blind: je wilt eerst zeker weten dat een digitale handtekening dezelfde juridische waarde heeft als een handtekening op papier.
Is digitaal ondertekenen wel rechtsgeldig voor jaarrekeningen en aangiften?
Ja, een digitale handtekening is rechtsgeldig voor jaarrekeningen, aangiften en de meeste andere documenten in de accountancypraktijk, zolang je het juiste niveau gebruikt. De eIDAS-verordening onderscheidt drie niveaus:
- Een standaard elektronische handtekening (SES): niet meer dan een klik op "ik ga akkoord", zonder verificatie.
- Een geavanceerde elektronische handtekening (AES): met certificaat, tijdstempel en audittrail.
- Een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES): met verplichte identiteitsverificatie.
Voor jaarrekeningen, opdrachtbevestigingen en belastingaangiften is een AES de juiste keuze. Je hebt hiermee voldoende bewijskracht, zonder de zwaardere identiteitscontrole van een QES, die voor de meeste werkzaamheden binnen jouw accountantskantoor waarschijnlijk niet nodig is.
Dan wordt het nu tijd om het digitale ondertekenproces in de praktijk te brengen.
In welke stappen digitaliseer je het ondertekenproces?
Overstappen van papier naar een digitaal ondertekenproces is gelukkig niet zo ingewikkeld als het lijkt. Zo pak je het stap voor stap aan.
Stap 1: Bepaal welk handtekeningniveau je nodig hebt
Begin met vaststellen welk niveau (SES, AES of QES) bij je documenten past. Voor de meeste documenten binnen een accountantskantoor is dat een AES. Bij de ondertekentool Legalsign krijg je een AES gewoon standaard, in elk abonnement, zonder dat je moet upgraden naar een duurder plan.
Stap 2: Richt de ondertekenvolgorde in
Stel per document in wie eerst tekent en wie daarna: bij een jaarrekening is dat meestal de klant, gevolgd door de accountant. Een goede tool verstuurt het volgende verzoek automatisch naar de volgende ondertekenaar en stuurt zelf een herinnering als iemand niet reageert. Zo hoef je zelf niemand meer achterna te bellen.
Stap 3: Koppel het ondertekenproces aan je dossierbeheer
Een getekend document dat je zelf moet downloaden en opslaan, kost bij elk document opnieuw tijd, en je loopt het risico dat het in de verkeerde map belandt. Kies daarom een tool die rechtstreeks koppelt aan je dossieromgeving, zoals bij de software voor accountants- en administratiekantoren van Mijn Kantoor, zodat getekende documenten automatisch op de juiste plek belanden.
Stap 4: Test het proces met een echte klant
Test het proces eerst met een klant voordat je in één keer overstapt met je hele kantoor. Let daarbij op hoe snel de klant reageert, of het ondertekenen zonder vragen of gedoe verloopt, en of een automatische herinnering nodig is.
Stap 5: Introduceer de ondertekentool bij je collega’s
Bij de meeste ondertekentools is de uitrol op je kantoor zo geregeld. Een echte training is dan vaak niet nodig: jij uploadt een document, voegt ondertekenaars toe in de juiste volgorde en verstuurt het verzoek, dat is alles.
Klanten ontvangen alleen een link in hun e-mail en tekenen zonder account, dus voor hen valt er niets te leren. Laat ze wel even weten dat je overstapt op digitaal ondertekenen, zodat een e-mail van een nieuwe afzender geen vragen oproept. Laat de collega's die de meeste documenten versturen als eerste overstappen. De rest van het kantoor volgt vanzelf.
Welke documenten digitaliseer je het beste eerst?
Begin met de documenten die je kantoor het vaakst laat ondertekenen en waar vertraging het meest opvalt. Voor de meeste accountants- en administratiekantoren zijn dat jaarrekeningen, opdrachtbevestigingen en volmachten.
Een jaarrekening gaat soms langs meerdere ondertekenaars, bijvoorbeeld eerst de klant en daarna de accountant. Een opdrachtbevestiging onderteken je aan het begin van een samenwerking, vaak onder tijdsdruk: je wilt immers pas starten wanneer de afspraken duidelijk zijn vastgelegd. Ook volmachten wil je snel en aantoonbaar ondertekend retour hebben, zodat je namens de klant aan de slag kunt.
Met digitaal ondertekenen zie je direct wie al heeft getekend en welke documenten nog openstaan. Een audittrail met tijdstempel en document-ID legt bovendien precies vast wanneer en door wie een document is ondertekend.
Zodra deze documenttypen digitaal verlopen, merk je direct hoeveel handmatig werk je bespaart. Andere documenten, zoals arbeidscontracten, akkoordverklaringen of aanvullende overeenkomsten, kun je daarna geleidelijk toevoegen.
Digitaal ondertekenen binnen jouw accountantskantoor met Legalsign
Legalsign is een ondertekentool gebouwd voor accountants- en administratiekantoren die willen digitaliseren, zonder ingewikkelde overstap. Kantoren die overstappen zien gemiddeld een 80% snellere doorlooptijd per dossier.
Elke handtekening is standaard een AES met certificaat, tijdstempel en audittrail. Klanten ondertekenen via een directe link in hun e-mail, zonder een account aan te maken of een app te installeren. Ondertekenvolgorde en automatische herinneringen zijn ingebouwd, en je kantoor werkt zonder documentlimieten.
Werk je met Mijn Kantoor? Dan koppelt Legalsign daar rechtstreeks aan: ondertekenverzoeken verstuur je vanuit het klantdossier en getekende documenten komen automatisch terug op de juiste plek.
Wil je zelf ervaren hoe eenvoudig digitaal ondertekenen kan zijn? Probeer Legalsign 14 dagen gratis, zonder creditcard.
Veelgestelde vragen over het digitaliseren van je ondertekenproces
Hieronder staan de meestgestelde vragen over het digitaliseren van het ondertekenproces bij accountants- en administratiekantoren. Staat jouw vraag er niet bij? Neem dan gerust contact op. We helpen je graag verder.
Hoe digitaliseer je het ondertekenproces van je accountantskantoor stap voor stap?
Je digitaliseert het ondertekenproces in vijf stappen: het juiste handtekeningniveau bepalen (meestal een AES), de ondertekenvolgorde inrichten voor documenten met meerdere ondertekenaars, het proces koppelen aan je dossierbeheer, testen met een klant en het daarna uitrollen op je kantoor. Begin met de documenten die je het vaakst verstuurt, zoals jaarrekeningen en opdrachtbevestigingen.
Wat kost digitaal ondertekenen voor een accountantskantoor?
Dat verschilt per aanbieder, maar reken op een vast bedrag per gebruiker per maand. Legalsign is bijvoorbeeld beschikbaar vanaf €7,50 per gebruiker per maand, zonder documentlimieten, en je kunt de tool 14 dagen gratis proberen zonder creditcard.
Is scannen van een getekend papieren document hetzelfde als digitaal ondertekenen?
Nee, dat is een groot verschil. Bij scannen maak je alleen een digitale kopie van een handtekening op papier, zonder certificaat, tijdstempel of audittrail. Bij digitaal ondertekenen met een AES leg je automatisch vast wie heeft getekend, wanneer en vanaf welk apparaat, wat je aantoonbaar meer bewijskracht geeft bij een controle of een geschil met een klant.
Moet ik documenten die al op papier zijn ondertekend opnieuw digitaal laten ondertekenen?
Nee. Documenten die je klanten al op papier hebben ondertekend, blijven gewoon geldig. Vanaf het moment dat je overstapt, laat je alleen nieuwe documenten via het digitale proces ondertekenen.
Hoe lang duurt het om over te stappen op digitaal ondertekenen?
Dat hangt af van hoe je het uitrolt, maar met de juiste ondertekensoftware heb je meestal binnen een dag toegang en kun je direct je eerste documenten versturen.
Moet ik in één keer met mijn hele kantoor overstappen op digitaal ondertekenen?
Nee, dat hoeft niet, maar het is wel slim om eerst te testen. Test het proces met één klant en één documenttype, bijvoorbeeld jaarrekeningen. Werkt dat goed, dan is de overstap voor de rest van je kantoor met Legalsign snel gezet: er is geen ingewikkelde implementatie of training nodig, dus je kunt na die ene test vlot verder uitrollen naar je andere documenten en collega's. Je kunt Legalsign 14 dagen gratis proberen. Zo ervaar je direct hoe het werkt in de praktijk.
Waarom zou ik overstappen als mijn kantoor het papieren proces al jaren zo doet?
Een papieren proces werkt, tot het misgaat: een document dat kwijt is, een klant die weken niet reageert, of een discussie over wie wanneer heeft getekend zonder dat je dat kunt aantonen. Digitaal ondertekenen met een AES geeft je meer bewijskracht dan een handtekening op papier, bespaart je medewerkers het printen en scannen, en zorgt dat klanten sneller reageren omdat ze met één klik kunnen tekenen. Kantoren die overstappen naar Legalsign zien gemiddeld een 80% snellere doorlooptijd per dossier. Je kunt de ondertekentool 14 dagen gratis proberen om te zien of het verschil maakt voor jouw kantoor.