Hoe kies je de juiste ondertekentool voor jouw accountantskantoor?
In het kort
- Goede ondertekensoftware voor accountantskantoren biedt standaard een geavanceerde elektronische handtekening (AES)
- Ondertekenvolgorde en een koppeling met je dossieromgeving zijn net zo belangrijk als de handtekening zelf
- Veel tools hanteren limieten op het aantal documenten per maand of jaar: bereken of dat past bij jouw volume
- Legalsign is speciaal gebouwd voor accountants- en administratiekantoren: met stantaard AES en zonder documentlimieten
Stel jezelf deze vragen voordat je ondertekensoftware vergelijkt
Drie vragen bepalen welke ondertekentool bij jou past, nog voordat je aanbiedingen bekijkt.
Welke documenten wil je digitaal laten ondertekenen?
Voor de meeste kantoren zijn dat jaarrekeningen, opdrachtbevestigingen, incassomachtigingen en engagement letters. Sommige kantoren willen ook aangiftes of jaarrekeningen automatisch deponeren bij de Belastingdienst of Kamer van Koophandel. Dat vraagt om een heel ander type tool dan een standaard ondertekentool.
Hoeveel documenten verstuurt jouw kantoor per maand?
Veel tools hanteren limieten op het aantal documenten of transacties. Een kantoor dat tientallen documenten per maand verstuurt, loopt snel tegen beperkingen aan bij instapabonnementen.
Met welke software moet de tool koppelen?
Werk je met software speciaal voor accountantskantoren, zoals Mijn Kantoor? Dan is de beschikbaarheid van een directe koppeling bepalend voor hoeveel handmatig werk je overhoudt. Zonder integratie moet je documenten zelf opslaan in klantdossiers, elke keer opnieuw.
De 6 criteria voor goede ondertekensoftware voor accountantskantoren
Niet elke tool doet hetzelfde, ook al lijken ze op het eerste gezicht op elkaar. Dit zijn de zes punten waar je op moet letten.
1. Juridische geldigheid: geavanceerde of eenvoudige elektronische handtekening?
Niet elke digitale handtekening is juridisch gelijkwaardig. Er zijn drie niveaus:
- SES (Standaard Elektronische Handtekening): een eenvoudige klik op "akkoord". Geschikt voor lage-risico documenten die aan minder strenge eisen dienen te voldoen
- AES (Geavanceerde Elektronische Handtekening): voorzien van certificaat, tijdstempel en audittrail. Voldoet aan de eIDAS-verordening en is rechtsgeldig in de hele EU.
- QES (Gekwalificeerde Elektronische Handtekening): het hoogste niveau, vereist identiteitsverificatie via een erkend certificaat. Nodig voor specifieke juridische processen.
Voor de meeste documenten in een accountantspraktijk is een AES de juiste keuze. Controleer altijd of de tool standaard een AES aanbiedt of dat je daarvoor een duurder abonnement nodig hebt.
Let op: sommige tools stellen AES alleen beschikbaar in een hoger abonnement. Controleer dit goed voordat je een keuze maakt.
2. Ondertekenvolgorde voor jaarrekeningen en andere documenten
Bij een jaarrekening wil je de ondertekening in de juiste volgorde laten verlopen: bijvoorbeeld eerst de klant, daarna de accountant. Dat sluit aan op de gebruikelijke werkwijze binnen accountantskantoren. Software die dit niet ondersteunt, zorgt voor extra handmatig werk, onnodige controles en vertraging in het proces.
Controleer of de tool:
- een vaste volgorde per document ondersteunt
- automatisch een volgend verzoek verstuurt zodra de vorige ondertekenaar getekend heeft
- je in realtime laat zien wie al getekend heeft en wie nog niet
3. Gebruiksgemak voor klanten bij digitaal ondertekenen
Voor eenmalige of losse ondertekenverzoeken werkt het meestal het snelst als de klant direct vanuit een e-mail kan tekenen, via een browser, zonder account aan te maken of een app te installeren.
Werkt jouw kantoor met een klantportaal zoals bij de software van Mijn Kantoor? Dan kan het juist een voordeel zijn als ondertekenen daar integraal onderdeel van is. De klant zit toch al in die omgeving voor de samenwerking met de accountant, dus alles vanuit één plek regelen (documenten inzien, communiceren, én ondertekenen) verlaagt de drempel eerder dan dat het die verhoogt.
Vraag bij elke tool: past dit bij hoe mijn klanten al met mij samenwerken, via e-mail, via een portaal, of allebei? Test dit altijd zelf voordat je een keuze maakt.
4. Koppeling met je accountancysoftware en dossierbeheer
Een ondertekentool die losstaat van je dossieromgeving voegt handmatig werk toe: je downloadt het getekende document en uploadt het zelf in het klantdossier. Bij tientallen documenten per maand kost dat veel extra tijd en vergroot het de kans op fouten. Controleer per tool of er een directe koppeling bestaat met de software die jij gebruikt.
Legalsign koppelt bijvoorbeeld direct met Mijn Kantoor: getekende documenten komen automatisch terug in het klantdossier, zonder extra stappen.
5. Prijs en schaalbaarheid van ondertekensoftware
De prijsstructuur van ondertekensoftware is niet altijd transparant. Let op:
- Limieten op het aantal documenten: check altijd hoeveel je per maand of jaar mag versturen. Bij sommige instapabonnementen zijn dat er maar 5 per maand of 100 per jaar.
- Minimale gebruikersaantallen: sommige tools verplichten je minimaal 3 of 5 licenties te nemen, ook als je maar 1 of 2 medewerkers hebt.
- Onbeperkt of niet: tools zonder documentlimiet geven een voorspelbare maandrekening, ook als het volume groeit.
Bereken niet alleen de vaste maandelijkse kosten, maar ook wat overschrijding of extra gebruikers kost.
6. Audittrail en AVG-compliance voor accountants
Als accountant moet je kunnen aantonen wie wanneer heeft getekend. Een goede audittrail bevat minimaal:
- tijdstempel van elke actie
- IP-adres van de ondertekenaar
- document-ID
- e-mailadres waarnaar het verzoek is verstuurd
Controleer ook of de tool voldoet aan de AVG en of data opgeslagen wordt in Europese datacenters.
Vijf vragen die je elke leverancier van ondertekensoftware stelt
Stel deze 5 vragen bij het overwegen van een leverancier:
- Is de handtekening standaard een AES, of moet ik daarvoor een hoger abonnement nemen?
- Heeft mijn klant een account nodig om te ondertekenen, of werkt dat via een directe link?
- Koppelt de tool direct met de software die jij gebruikt (zoals Mijn Kantoor), en hoe werkt die koppeling precies?
- Hoeveel documenten kan ik per maand of jaar versturen, en wat zijn de kosten als ik dat overschrijd?
- Hoe ziet de audittrail eruit, en waar worden mijn documenten opgeslagen?
Krijg je geen duidelijk antwoord? Kies dan een andere leverancier.
Drie fouten bij het kiezen van ondertekensoftware voor accountants
Vaak gaat de keuze voor ondertekensoftware mis op dezelfde punten. Dit zijn de drie die we het vaakst tegenkomen.
Fout 1: Kiezen op naam in plaats van op geschiktheid
Bekende internationale tools zijn niet altijd gebouwd voor de Nederlandse accountancymarkt. Ze koppelen vaak niet met de software die je al gebruikt en een AES is soms alleen beschikbaar in een duurder Enterprise-abonnement. Controleer altijd of de tool aansluit op jouw werkproces, niet alleen op naamsbekendheid.
Fout 2: Betalen voor functionaliteit die je niet nodig hebt
Veel ondertekentools verkopen uitgebreide pakketten vol functies die een gemiddeld accountantskantoor niet nodig heeft. Maak daarom eerst een lijst van wat je écht dagelijks nodig hebt en kies daar een tool op. Zo weet je zeker dat je niet onnodig teveel betaalt.
Fout 3: Niet testen met echte klanten
Een tool kan intern soepel werken maar toch weerstand oproepen bij klanten die minder digitaal vaardig zijn. Test het ondertekenproces altijd met een echte klant, bij voorkeur iemand die niet technisch is. Als die klant het zonder hulp afrondt, is de tool geschikt.
Digitaal ondertekenen voor accountantskantoren met Legalsign
Als je die drie fouten wilt vermijden, helpt het om een tool te kiezen die speciaal voor jouw branche is gebouwd. Legalsign is dat.
Elke handtekening is standaard een AES met audittrail, document-ID en tijdstempel. Klanten ondertekenen via een directe link in hun e-mail, zonder account of app. Ondertekenvolgorde, automatische herinneringen en realtime statusoverzicht zijn ingebouwd in elk abonnement, zonder bijbetaling.
Legalsign koppelt direct met Mijn Kantoor: ondertekenverzoeken verstuur je vanuit het klantdossier en ondertekende documenten komen automatisch terug op de juiste plek. Het prijsmodel is transparant: vanaf €7,50 per gebruiker per maand.
Wil je zelf zien hoe het werkt? Probeer Legalsign 14 dagen gratis.
Veelgestelde vragen over het kiezen van de juiste ondertekensoftware voor accountantskantoren
Hieronder vind je antwoorden op de meestgestelde vragen. Staat jouw vraag er niet bij? Neem dan contact op, we helpen je verder.
Is een digitale handtekening rechtsgeldig voor een jaarrekening of belastingaangifte?
Ja. Een geavanceerde elektronische handtekening (AES) die voldoet aan de eIDAS-verordening is rechtsgeldig in Nederland en de rest van de EU. Controleer altijd of de tool standaard een AES aanbiedt en niet alleen een eenvoudige klik-akkoord.
Welke ondertekentool voor accountantskantoren koppelt met Mijn Kantoor?
Legalsign koppelt direct met Mijn Kantoor. Ondertekenverzoeken verstuur je vanuit het klantdossier en getekende documenten komen automatisch terug op de juiste plek, zonder handmatig opslaan.
Hoeveel documenten kan ik digitaal laten ondertekenen als accountant per maand?
Dat verschilt per tool en abonnement. Bij sommige tools zijn dat er maximaal 5 per maand of 100 per jaar. Bij Legalsign verstuur je vanaf het instapabonnement onbeperkt documenten, voor €7,50 per maand.
Heeft mijn klant een account nodig om documenten digitaal te ondertekenen?
Bij een los ondertekenverzoek werkt Legalsign zonder account of app: de klant ontvangt een directe link per e-mail en ondertekent in de browser. Dat verlaagt de drempel en zorgt in de praktijk voor snellere reacties. Werk je met de software van Mijn Kantoor? Dan verloopt het ondertekenen via de koppeling met Legalsign vanuit de app of het portaal van Mijn Kantoor zelf, de omgeving waar de klant al zit voor de samenwerking met de accountant.
Wat is het verschil tussen een geavanceerde en een gekwalificeerde elektronische handtekening voor accountants?
Een geavanceerde elektronische handtekening (AES) is voorzien van certificaat, tijdstempel en audittrail en voldoet aan eIDAS. Een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) is het hoogste niveau en vereist identiteitsverificatie via een erkend certificaathouder. Voor de meeste documenten in een accountantspraktijk is een AES voldoende.
Mijn klanten zijn niet altijd digitaal vaardig. Werkt ondertekensoftware voor accountantskantoren ook voor hen?
Ja. Bij een los ondertekenverzoek vanuit Legalsign hoeven klanten niets te installeren of aan te melden: ze ontvangen een e-mail, klikken op de link en ondertekenen in hun browser, op telefoon, tablet of computer. In de praktijk werkt dat ook voor klanten die weinig met digitale tools doen. Werk je met Mijn Kantoor? Dan ondertekent de klant vanuit de app of het portaal van Mijn Kantoor, waar hij of zij toch al inlogt voor het contact met de accountant. Dat is dus nog laagdrempeliger dan een losse e-maillink. Lukt het niet? Dan stuur je gewoon een herinnering vanuit Legalsign.
Ik gebruik al ondertekensoftware. Is overstappen naar Legalsign de moeite waard?
Dat hangt af van wat je nu betaalt en of je huidige tool aansluit op je werkproces. Veel kantoren stappen over omdat hun oude tool niet koppelt met hun dossieromgeving, AES niet standaard aanbiedt of werkt met documentlimieten. Probeer Legalsign 14 dagen gratis naast je huidige tool. Dan merk je snel genoeg of het beter werkt.